تفاوت دفاتر سنتی با فضای کار اشتراکی چیست؟

در دنیای کسب و کار امروز، دو مدل متفاوت محیط کاری وجود دارد که هر یک مزایا و معایب خاص خود را دارند. از یک طرف، دفاتر سنتی همچنان به عنوان گزینه ای رایج برای شرکت ها و افراد مطرح هستند. از طرف دیگر، فضاهای اشتراکی (coworking spaces) به عنوان یک الگوی نوین و پویا در حال رشد و توسعه هستند.

در این مقاله به بررسی تفاوت دفاتر سنتی با فضای کار اشتراکی چیست؟ و مدل محیط کاری خواهیم پرداخت تا مخاطبان بتوانند با شناخت بهتر، گزینه مناسب تری را برای خود انتخاب کنند.

فضای کار اشتراکی چیست؟

فضای کار اشتراکی (Coworking Space) یک محیط کاری جدید و پویا است که در آن افراد و شرکت های مختلف در یک فضای کاری مشترک حضور دارند و با هم همکاری و تعامل می کنند.

ویژگی های اصلی فضاهای کار اشتراکی

• اشتراکی بودن فضا:

افراد و تیم های مختلف در یک فضای کاری مشترک حضور دارند و از آن به صورت اشتراکی استفاده می کنند.

• امکانات مشترک:

در فضای کاری اشتراکی، افراد و شرکت ها از فضاهای مشترک مثل دفاتر کار، میز و صندلی، سالن جلسات، فضاهای آشپزخانه و غیره استفاده می کنند. این فضاها به صورت مشترک بین اعضا استفاده می شوند.

• تبادل دانش و تجربه:

استفاده از تجربه سایر تیم ها برای حل مسائل در فضای اشتراکی، مزیت مهمی است که کار گروهی در محیط های اشتراکی (Co-working Spaces) به دنبال دارد. در فضاهای اشتراکی، تیم ها و افراد مختلف با تخصص ها و زمینه های متنوع کار می کنند. این امکان را فراهم می کند که تیم ها بتوانند از تجربیات و دانش یکدیگر در حل مسائل مشابه استفاده کنند.

گفتگو و تعامل با سایر اعضای فضای اشتراکی، زمینه را برای همفکری و ایده پردازی جمعی فراهم می آورد. این موضوع می تواند منجر به ارائه راه حل های خلاقانه و نوآورانه برای مسائل پیش رو شود.

حضور در فضاهای اشتراکی، امکان شبکه سازی و برقراری ارتباط با افراد و تیم های مختلف را فراهم می کند. این ارتباطات می تواند منجر به همکاری های آتی و حل مسائل مشترک شود.

مشاهده روش ها و رویکردهای موفق سایر تیم ها در حل مسائل، می تواند تیم ها را تشویق و الهام بخش کند که خود نیز به دنبال راه حل های نوآورانه باشند. همچنین، فضاهای اشتراکی امکان دریافت بازخورد از سایر افراد را فراهم می کند. این بازخوردها می تواند منجر به یادگیری و بهبود عملکرد تیم ها در حل مسائل آتی شود.

در مجموع، امکان استفاده از تجربه سایر تیم ها یکی از مزایای مهم کار گروهی در فضاهای اشتراکی به شمار می رود و می تواند به افزایش خلاقیت، نوآوری و اثربخشی تیم ها در حل مسائل منجر شود.

• انعطاف پذیری:

اعضا می توانند بر اساس نیاز خود و به صورت کوتاه مدت یا بلندمدت به عنوان مثال روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه از این فضاها استفاده کنند.

• هزینه کمتر:

اجاره و هزینه های جانبی در فضاهای اشتراکی نسبت به دفاتر اختصاصی معمولا کمتر است. در فضای کار اشتراکی، افراد و شرکت ها نیازی به اجاره دفتر کار اختصاصی ندارند. به جای آن، فقط هزینه استفاده از بخش های مشترک فضا را می پردازند که به مراتب کمتر از اجاره یک دفتر کار کامل است.

در یک دفتر کار اختصاصی، هزینه هایی مثل پرداخت قبوض آب و برق، نگهداری و تعمیرات ساختمان، خرید مبلمان و تجهیزات اداری و غیره به عنوان هزینه های ثابت وجود دارد. در فضای کار اشتراکی، این هزینه ها به صورت مشترک توسط همه اعضا تقسیم می شود.

برای راه اندازی یک دفتر کار اختصاصی، معمولا باید سرمایه گذاری اولیه قابل توجهی انجام داد. اما در فضای کار اشتراکی، شما فقط هزینه عضویت و اجاره بخش مورد نیاز خود را پرداخت می کنید.

• برگزاری رویدادها و جلسات:

تیم هایی هایی که در فضاهای کار اشتراکی فعالیت می‌کنند، می‌توانند به راحتی از امکانات موجود در این محیط‌ها استفاده کرده و کنفرانس‌ها و جلسات خود را برگزار کنند. همچنین رویدادهای آموزشی و مختلفی نیز در این فضاها برگزارشده و افراد می‌توانند به راحتی در آن‌ها شرکت کرده و از مزایای آن‌ها بهره‌مند شوند. در این رویدادها به مسائل آموزشی مختلف و متعددی پرداخته می‌شود تا افراد بتوانند مسیر موفقیت و رشد خود را بهتر و سریع‌تر پشت سر بگذارند.

در مجموع، فضاهای کار اشتراکی محیطی خلاق، نوآورانه و مشارکتی را برای افراد و شرکت ها فراهم می کنند که می تواند به بهبود بهره وری و رشد کسب و کار کمک کند.

تفاوت دفاتر سنتی با فضای اشتراکی

1. نوع محیط کار:

 دفاتر سنتی: محیط کار خصوصی و تخصصی برای یک شرکت یا فرد است.

فضای اشتراکی: محیط کار مشترک و انعطاف پذیر است که توسط افراد و شرکت های مختلف به اشتراک گذاشته می شود.

2. هزینه:

دفاتر سنتی: هزینه اجاره و نگهداری دفتر به طور کامل بر عهده شرکت یا فرد است.

 فضای اشتراکی: هزینه اجاره به صورت مشترک و معمولاً به صورت اشتراکی یا روزانه است.

3. تعامل و همکاری:

 دفاتر سنتی: تعامل و همکاری افراد در داخل شرکت محدود است.

فضای اشتراکی: تعامل و همکاری بین افراد و شرکت های مختلف در محیط مشترک بیشتر است.

4. انعطاف پذیری:

دفاتر سنتی: معمولاً انعطاف پذیری کمتری در قرارداد و تغییر محیط کار وجود دارد.

فضای اشتراکی: امکان انعطاف پذیری بیشتر در قرارداد و تغییر محیط کار وجود دارد.

در مجموع، فضای اشتراکی امکان همکاری، تبادل ایده ها و کاهش هزینه های اداری را فراهم می کند که در دفاتر سنتی معمولاً وجود ندارد.

برای انتخاب بهترین فضای کاری چه نکاتی را باید رعایت کرد؟

• ماهیت و اندازه کسب و کار شما:

نوع فعالیت، تعداد کارکنان، آینده رشد و توسعه شرکت همگی در انتخاب فضای کاری مناسب نقش دارند.

• محل جغرافیایی:

موقعیت فضای کاری باید متناسب با نیاز مشتریان و همچنین دسترسی کارکنان باشد. نزدیکی به مراکز شهری یا مناطق مهم تجاری می تواند مزایایی داشته باشد.

• امکانات و زیرساخت ها:

بررسی امکانات فیزیکی، تکنولوژیکی و خدماتی فضای کاری بسیار مهم است. در این زمینه شرکت پنجره می تواند با ارائه اطلاعات کامل به شما کمک کند.

• هزینه ها و قیمت:

بودجه و هزینه های اجاره، تجهیزات و خدمات جانبی، باید با توان مالی شرکت شما همخوانی داشته باشد.

• محیط کاری و فرهنگ سازمانی:

فضای کاری باید بتواند محیطی خلاق، تعاملی و مناسب برای کارکنان شما ایجاد کند.

با توجه به این معیارها و با مشاوره رایگان کارشناسان شرکت پنجره، می توان بهترین فضای کاری را برای کسب و کار شما شناسایی و انتخاب کرد. این شرکت می تواند اطلاعات مفصلی در مورد گزینه های موجود در اختیار شما قرار دهد.

سایت پنجره با هدف افزایش بهره وری و خلاقیت در محیط های کاری، تمام تلاش خود را برای ارائه بهترین خدمات و تجربه استفاده از فضاهای اشتراکی به مشتریان خود به کار گرفته است. همچنین مشاوره و راهنمایی رایگان توسط متخصصان این شرکت می تواند به کاربران در انتخاب مناسب ترین فضای اشتراکی کمک شایانی کند.

سخن پایانی

در مجموع، در مورد تفاوت دفاتر سنتی با فضای کار اشتراکی چیست؟ باید گفت دفاتر سنتی و فضاهای اشتراکی هر دو گزینه های مناسبی برای محیط کاری هستند، اما بسته به نیازها و اولویت های هر شرکت یا فرد، یکی می تواند مناسب تر باشد. دفاتر سنتی امنیت و ثبات بیشتری را فراهم می کنند، اما به لحاظ هزینه و انعطاف پذیری محدودتر هستند. در مقابل، فضاهای اشتراکی با هزینه کمتر و محیط همکاری و تبادل ایده، گزینه مناسبی برای کارآفرینان و شرکت های کوچک محسوب می شوند. در نهایت، انتخاب بین این دو مدل به عوامل متعددی از جمله اندازه، بودجه، فرهنگ سازمانی و اهداف شرکت بستگی دارد و هر سازمان باید با توجه به نیازهای خود، گزینه مناسب را انتخاب کند.